Algemene voorwaarden Arrivo

Versie 2026-10 · 14 oktober 2026

Concept — laten nakijken voor gebruik

De gegevens van de verkoper zijn nog niet volledig ingesteld.

1. Begrippen

Arrivo: de online dienst voor bezoekersregistratie en aanwezigheid bij een ontruiming, met de kiosk, de BHV-app en het beheerscherm.
Leverancier: Black Oak Agency, gevestigd aan [adres], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer], bereikbaar via [e-mailadres].
Klant: de organisatie die zich voor Arrivo aanmeldt of een abonnement afsluit. Arrivo is alleen bedoeld voor organisaties, niet voor consumenten.
Gebruiker: iedereen die namens de Klant Arrivo gebruikt, zoals beheerders, medewerkers en BHV'ers.
Proefperiode: de 30 dagen na de bevestiging van de aanmelding, waarin de Klant Arrivo kosteloos gebruikt.
Abonnement: de betaalde overeenkomst voor het gebruik van Arrivo per maand of per jaar.
Verwerkersovereenkomst: de afspraken over persoonsgegevens op /verwerkersovereenkomst/; die horen bij de Overeenkomst.
Overeenkomst: deze voorwaarden, de Verwerkersovereenkomst en het gekozen Abonnement samen.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elke aanmelding, elke proef en elk Abonnement voor Arrivo.
Voorwaarden van de Klant gelden niet, ook niet als de Klant ernaar verwijst.
Gaat het over persoonsgegevens en zeggen deze voorwaarden iets anders dan de Verwerkersovereenkomst, dan geldt de Verwerkersovereenkomst.

3. Aanmelding en proefperiode

De Overeenkomst komt tot stand zodra de Klant de aanmelding bevestigt met de link uit de bevestigingsmail en daarbij akkoord gaat met deze voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst. Arrivo legt vast welke versies dat waren.
Wie zich aanmeldt, verklaart dat hij de organisatie daarin mag vertegenwoordigen.
De Proefperiode is kosteloos en stopt vanzelf na 30 dagen. Sluit de Klant geen Abonnement af, dan gaat Arrivo over op alleen-lezen (artikel 7).
Leverancier mag een aanmelding weigeren of een proef beëindigen bij misbruik.

4. Gebruik van Arrivo

De Klant is verantwoordelijk voor het gebruik door zijn Gebruikers, voor het beheer van hun accounts en rollen, en voor de juistheid van wat zij invoeren.
Inloglinks, codes en gekoppelde kiosks zijn persoonlijk of per apparaat. De Klant trekt een kwijtgeraakt apparaat direct in en meldt misbruik aan Leverancier.
De Klant gebruikt Arrivo niet in strijd met de wet, niet om ongevraagde berichten te versturen en niet op een manier die de dienst of andere klanten schaadt.
Bij misbruik mag Leverancier de Klant direct uitsluiten van Arrivo. Leverancier laat de Klant weten waarom.

5. Prijzen en betaling

De prijzen staan in Arrivo bij het afsluiten van het Abonnement en zijn exclusief btw. Een jaarabonnement krijgt 15% korting op twaalf keer het maandbedrag.
Het aantal waarvoor de Klant betaalt (bij Alleen bezoekers: het aantal actieve locaties) bepaalt Arrivo elke nacht en zet het in het Abonnement. Een wijziging tijdens een periode wordt naar rato verrekend.
Betalen gaat via Stripe, met kaart, iDEAL of SEPA-incasso. De Klant vindt zijn facturen in het klantportaal van Stripe, dat in Arrivo onder Abonnement te openen is.
Een Abonnement wordt vooraf per maand of per jaar gefactureerd.
Leverancier mag de prijzen wijzigen en kondigt dat ten minste 30 dagen vooraf aan. De nieuwe prijs geldt vanaf de eerstvolgende periode; de Klant mag opzeggen tegen de datum waarop die ingaat.

6. Duur en opzegging

Een Abonnement loopt per maand of per jaar en wordt telkens met dezelfde periode verlengd.
De Klant zegt op in het klantportaal. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende periode; wat al betaald is, wordt niet terugbetaald.
Leverancier kan het Abonnement opzeggen met een termijn van drie maanden, of direct bij ernstig misbruik.

7. Niet betalen en einde van het gebruik

Mislukt een betaling, dan probeert Stripe het opnieuw. Arrivo blijft dan werken en de beheerders krijgen bericht.
Is er na de Proefperiode of na het einde van het Abonnement geen betaald Abonnement, dan staat Arrivo op alleen-lezen: gegevens bekijken, de BHV-lijst en ontruimen werken; bezoekers aanmelden en iets wijzigen niet.
Na 14 dagen alleen-lezen wordt het account geblokkeerd. Iedereen kan dan nog inloggen, maar alleen een beheerder kan het Abonnement afsluiten; daarna werkt alles weer.
60 dagen na het blokkeren verwijdert Leverancier alle gegevens van de Klant definitief. De beheerders krijgen 30 en 7 dagen vooraf een waarschuwing per e-mail.
Tot dat moment kan de Klant zijn bezoekershistorie exporteren naar Excel.

8. Beschikbaarheid en onderhoud

Leverancier spant zich in om Arrivo goed en zonder onderbreking beschikbaar te houden, maar kan dat niet garanderen.
Onderhoud gebeurt zo veel mogelijk buiten kantooruren.
Arrivo is een hulpmiddel. De BHV-lijst toont wie zich heeft aangemeld; de Klant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn bedrijfshulpverlening en zijn ontruimingsplan.

9. Gegevens en privacy

De Klant blijft eigenaar van de gegevens die hij in Arrivo zet. Voor de persoonsgegevens daarin is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Leverancier verwerker; de Verwerkersovereenkomst regelt dat.
De Klant zorgt voor een geldige grondslag en informeert bezoekers en medewerkers. Arrivo toont daarvoor een privacymelding op de kiosk, die de Klant zelf kan aanpassen.
De gegevens van de Klant als afnemer (naam, contactpersoon, factuur- en betaalgegevens) gebruikt Leverancier alleen voor de Overeenkomst, de facturen en wettelijke verplichtingen.

10. Intellectueel eigendom

Alle rechten op Arrivo blijven bij Leverancier. De Klant krijgt zolang de Overeenkomst loopt een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om Arrivo te gebruiken.
Naam en logo van de Klant blijven van de Klant; Leverancier gebruikt ze alleen om ze in Arrivo te tonen.

11. Aansprakelijkheid

Leverancier is alleen aansprakelijk voor directe schade, en tot hoogstens het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis voor Arrivo heeft betaald.
Leverancier is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, gederfde winst, verlies van gegevens door handelingen van de Klant of zijn Gebruikers, of schade doordat Arrivo tijdelijk niet beschikbaar is.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Leverancier.
Een vordering vervalt als de Klant de schade niet binnen twaalf maanden na ontdekking schriftelijk meldt.

12. Overmacht

Geen van beide partijen hoeft na te komen bij overmacht. Daaronder vallen storingen bij de hosting, de mail- en sms-dienst of de betaalverwerker, storingen in het internet en maatregelen van de overheid.

13. Wijzigingen

Leverancier mag deze voorwaarden wijzigen. Een wezenlijke wijziging kondigt Leverancier ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan de beheerders aan. Gaat de Klant er niet mee akkoord, dan kan hij opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

14. Toepasselijk recht en geschillen

Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Een geschil gaat naar de bevoegde rechter in het arrondissement waar Leverancier is gevestigd.

Vragen over deze voorwaarden: [e-mailadres].